In de Handreiking van de Belastingdienst is een aanpassing gericht op de vaste kostenvergoeding van werkgevers naar hun werknemers. Deze kosten kunnen onbelast worden verstrekt. Verder geeft de belastingdienst aan dat dit kostenonderzoek vooraf moet plaatsvinden. Als het kostenonderzoek niet plaatsvindt wordt de vaste kostenvergoeding voor de werknemer gezien als loon. Als deze dan wordt aangewezen als eindheffingsloon gaat dit ten koste van de vrije ruimte.

Voorwaarden voor vaste kostenvergoeding

Het is mogelijk deze vaste kostenvergoeding voor de intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen onbelast te kunnen verstrekken aan werknemers maar dan moet de werkgever aan een aantal voorwaarden voldoen:

  • Het bedrag van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen moeten aannemelijk zijn en gemaakt worden door de werkgever.
  • Er moet een omschrijving worden gegeven van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen per kostenpost, inclusief een schatting van het bijbehorende bedrag door de werkgever.
  • Aangeven welk bedrag aan intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
  • Ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding dient de werkgever vooraf een onderzoek te doen naar de werkelijke kosten en herhaalt dit op verzoek van de Belastingdienst. Als het om vaste kostenvergoedingen gaan die al bestonden vóór de overgang naar de werkkostenregeling, is een nieuw onderzoek niet nodig op voorwaarde dat de omstandigheden onveranderd zijn.
  • De laatste voorwaarde waar de werkgever aan moet voldoen is het aanwijzen van de kostenvergoeding waar een gerichte vrijstelling voor geldt als eindheffingsloon. Door de vrijstelling die dan geldt, gaat dit echter niet ten laste van de vrije ruimte.

Is een kostenonderzoek nuttig?

Ter verduidelijking een voorbeeld. Per maand geeft de werkgever €100 aan vaste kostenvergoeding voor de kosten die worden gemaakt tijdens de werkzaamheden. Hieronder vallen vergoedingen voor maaltijden onderweg, parkeerkosten auto van de zaak, relatiegeschenken en de stomerij.

In het geval dat de werkgever geen kostenonderzoek doet, dan zijn de bovenstaande vergoedingen in principe belast. Als de werkgever de vaste kostenvergoeding aanwijst als eindheffingsloon, dan gaat de vaste kostenvergoeding ten kosten van de vrije ruimte. Als deze vrije ruimte echter wordt overschreden dan is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Een kostenonderzoek dat vooraf door de werkgever wordt opgesteld kan dus voordelig zijn. Mits er gebruik wordt gemaakt van een kostenonderzoek, geldt een gerichte vrijstelling voor de maaltijden, de parkeerkosten en relatiegeschenken intermediaire kosten, en worden ze aangewezen als eindheffingsloon. Deze kosten gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte. De stomerijkosten dient de werkgever via de vrije ruimte te laten lopen.